Много предприемачи познават счетоводните, данъчните и персоналните отчети, но не се задълбочават в това как да водят финансови отчети в бизнеса. В резултат на това те не знаят колко реална печалба носи бизнесът им и не са застраховани от cash gap – ситуация, когато няма с какво да платят сметките.
Има три отчета в основата на успешния бизнес. Подготвихме статия, в която говорихме подробно за ролята на всеки от тях. Тук разглобихме стъпка по стъпка стратегия за тези, които искат да подредят нещата в счетоводството на компанията.
Първото нещо, което трябва да направите, за да оцените текущото състояние на бизнеса, е да съставите отчет за паричните потоци. Той ще покаже ясно какви суми са постъпили в сметката и са били изразходвани за определен период. Отчетът е много важен – с негова помощ наистина е възможно да се предотврати касова разлика. Ще видите колко пари има във всяка сметка и ще разберете дали можете да извлечете определена сума от оборота (например да изтеглите част от печалбата за лични нужди), без да компрометирате бизнеса си. Ако работите без този отчет, можете да се окажете в неприятна ситуация: Дмитър има малко производство за консерви, което доставя на няколко магазина. На 5 септември в сметката му лежаха 50 000 лева, на 10 септември трябваше да бъдат получени още 40 000 от клиента за партида стоки. Срещу наличната сума собственикът е закупил суровини. На 8 септември клиентът поиска отсрочка на плащането до 15 септември и Димитър се съгласи, забравяйки, че на 12-ти има плащане за заема на оборудването. В резултат на това парите не достигат и банката начислява такса за забава. Освен това ви препоръчваме да създадете платежен календар и да въведете там всички планирани задължения: както вашите към партньори, клиенти и служители, така и контрагенти към вас. Така ще можете да се ориентирате кой на кого дължи и колко и ще вземате решения въз основа на факти.
Стъпка 2: анализирайте финансовото състояние. Това, което разгледахме в предишния раздел, ви помага да сте сигурни, че можете да плащате сметките си навреме. За по-задълбочен анализ са ви необходими още:
- Отчет за приходите и разходите на предприятието.
- Баланс.
Отчетът за печалбата и загубата на компанията отразява вашите приходи и разходи. Разликата между тях е нетната печалба за избрания период. Може да се окаже, че в момента има пари по сметките, но работите на загуба – отчетът ще покаже това.
Балансът е списък на активите и пасивите на фирмата. Необходимо е да се разбере как се изразява състоянието на бизнеса: в пари, собственост или нещо друго. Активите включват средства по сметки и наличност, недвижими имоти, транспорт, суровини за производство, вземания и др. Пасивите са лични и кредитни средства, за които се закупуват активи.
На въпроса „Как се води финансова документация?“ можете да отговорите по следния начин: съставлява отчет за приходите и разходите на предприятието и баланс. Те ще ви позволят да оцените реалното състояние на нещата: да разберете дали бизнесът наистина е печеливш, дали е възможно да дадете забавяне на контрагентите, дали сте изправени пред парична разлика. Без тези три отчета вие управлявате фирмата произволно и поемате голям риск. Докладите помагат да се оцени текущата ситуация в бизнеса. За да се развивате, е важно да изчислите ходовете предварително: съставете бюджет и финансови прогнози. Тук няма да се намесите с помощта на компетентен счетоводител или финансов анализатор. Ако решите да действате сами, използвайте специализирани сайтове за финансово управление, които свързват паричните потоци, позволяват да планирате бюджет и визуализирате данните, така че да са по-лесни за възприемане. Като разберете как да поддържате финансови записи в бизнеса, вие ще можете да контролирате развитието на вашия бизнес и печалбата, която носи.