Много хора завършват натоварения си работен ден с усещането, че са били заети непрекъснато, но не са свършили нищо важно. Причината рядко е в нежеланието за работа или в лошата организация на отделния служител.
Много по-често времето изтича в малки задачи, които никой не планира и никой не измерва. Кои са те и може ли една фирма да си върне поне част от това време? Отговорът може да се окаже по-обнадеждаващ, отколкото очаквате.
Невидимите задачи, които изяждат работния ден
Всяка компания има своя специфика, но някои занимания се повтарят почти навсякъде. Поотделно те не изглеждат сериозни, затова рядко попадат в дневния ред на ръководството. Най-често става дума за:
- преписването на едни и същи данни от една таблица или система в друга;
- търсенето на файлове, писма и последната версия на даден документ;
- дългата размяна на имейли само за уточняване на час за среща или дребен детайл;
- ръчното събиране на цифри за седмични и месечни отчети;
- напомнянията към колеги, клиенти и доставчици за неизпълнени ангажименти.
Всяка от тези стъпки отнема по няколко минути, което не изглежда кой знае какво. Когато обаче се повтаря десетки пъти на ден от няколко души, сборът става внушителен.
Освен време, тези задачи нарушават концентрацията. Всяко прекъсване, за да се намери файл или да се отговори на поредното уточнение, откъсва служителя от по-важната работа.
Към тях се добавят и вътрешните срещи без ясна цел, на които се обсъждат въпроси, които можеха да бъдат имейли. Те също обикновено не се възприемат като загуба на време, защото привидно са част от нормалната работа.
Защо тези задачи рядко се забелязват?
Основната причина е, че са разпръснати. Почти всеки служител губи по малко време в тях, затова загубата не личи в нито една отделна длъжност.
Когато собствениците започнат да проучват възможностите за автоматизация на бизнес процеси, първата изненада обикновено е колко време отива в дребните стъпки. Често те дори не са описани никъде, а просто се предават от служител на служител.
Втората причина е навикът. Щом нещо винаги се е правило по определен начин, то започва да изглежда неизбежно, дори когато отдавна има по-лесен път.
Третата причина е, че никой не отговаря изрично за тези задачи. Те не принадлежат на конкретен отдел, затова никой няма стимул да ги преосмисли.
Какво може да се промени и какво – не?
Не всяка задача е подходяща за автоматизиране. Най-добри кандидати са дейностите, които се повтарят често, следват ясни правила и започват от информация, която вече е в електронен вид.
Прехвърлянето на данни между системи, изпращането на стандартни напомняния и събирането на отчети отговарят точно на това описание. Тук технологиите могат да поемат голяма част от работата, а човек само да проверява резултата.
Добър пример е обработката на запитвания от клиенти. Системата може да събере данните, да ги подреди и да ги насочи, но окончателният отговор при сложен случай остава задача на служителя.
Има задачи, които трябва да останат при хората. Преговорите, отношенията с клиентите, нестандартните случаи и решенията, които изискват трезва човешка преценка, трудно се свеждат до алгоритми.
Затова смисълът на промяната не е да замени служителите. Целта е да освободи времето им за работата, в която техният опит и преценка наистина са от значение. Така автоматизацията се превръща в помощник, а не в заплаха.
Откъде да започне една фирма?
Добрата отправна точка е простото наблюдение. В продължение на седмица екипът може да отбелязва кои повтарящи се задачи му отнемат най-много време. Не е нужна сложна методика – достатъчни са обикновена таблица и реалистична равносметка.
По думите на Тодор Терзиев, съосновател и главен изпълнителен директор на независимия интегратор на AI услуги Zenterra:
„Най-подходящи за автоматизиране са повтарящите се рутинни процеси. ИИ вече има капацитет да ги извършва почти перфектно и без много разход.“
Именно с тях е препоръчително да започнете. Важно е в процеса да участват хората, които всеки ден вършат тази работа. Те най-добре знаят къде се губи време и кои стъпки са излишни.
Малкият успех в една област дава яснота и увереност за следващите стъпки. Така промяната става постепенна и разбираема за всички в екипа.
Всяка компания незабележимо губи ценно време всеки ден в малките, повтарящи се стъпки, които никой не поставя под въпрос. Да ги забележите е първата и най-важна крачка към промяната.